Compliance…czyli?
Samo słowo „compliance” tłumaczy się jako „zgodność”. W praktyce odnosi się ono do przestrzegania określonych przepisów, norm i standardów, do których zobowiązany jest dany podmiot.
Pochodzi od angielskiego czasownika „to comply”, który oznacza „stosować się” lub „przestrzegać czegoś”.
W dzisiejszym świecie biznesu coraz częściej pojawia się termin „compliance”. Choć brzmi dość specjalistycznie, nie jest to termin zarezerwowany wyłącznie dla dużych korporacji. W rzeczywistości obowiązki związane z compliance coraz częściej dotyczą także małych i średnich przedsiębiorstw, a nawet jednoosobowych działalności gospodarczych. Z tego względu rośnie znaczenie świadomości, czym jest compliance i jakie ma ono przełożenie na codzienne funkcjonowanie.
Compliance to działanie zgodne z przepisami prawa, normami pozaprawnymi i wewnętrznymi zasadami przedsiębiorstwa.
Compliance w obszarze podatków
- Obecnie przedsiębiorcy muszą mierzyć się z dynamicznie zmieniającym się prawem podatkowym, coraz częstszymi i bardziej szczegółowymi kontrolami ze strony organów skarbowych oraz rozszerzonym zakresem ich uprawnień.
- W związku z tym, w ciągu ostatnich lat znacząco zwiększyła się liczba obowiązków typu „compliance” w obszarze podatków.
- Rosnące obowiązki związane z raportowaniem i sprawozdawczością mogą prowadzić do niemałych konsekwencji za błędy – zarówno finansowych, jak i formalnych.
W takiej rzeczywistości prowadzenie działalności bez jasno określonych procedur podatkowych i systematycznego monitorowania ryzyk staje się ryzykowne. Podatnicy powinny nie tylko wdrożyć odpowiednie mechanizmy kontroli i zgodności, ale także zadbać o regularne szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za kwestie podatkowe, by mieć pewność, że są na bieżąco z aktualnymi przepisami i wymogami.
System zarządzania zgodnością (CMS) – organizacja firmy zgodnie z zasadami compliance
Compliance to nie tylko zbiór przepisów, których należy przestrzegać. W praktyce coraz częściej oznacza także konkretny sposób organizacji działalności – oparty na jasno określonych zasadach, procedurach i działaniach, które mają na celu zapewnienie zgodności z prawem oraz z normami pozaprawnymi.
W takim rozumieniu mówi się o Compliance Management System, czyli systemie zarządzania zgodnością (CMS), które jest kompleksowym podejściem pozwalającym nie tylko zapobiegać potencjalnym nieprawidłowościom, ale też skutecznie je wykrywać i reagować w sytuacjach kryzysowych.
Dobrze zaprojektowany CMS powinien być tak skonstruowany, aby szybko wychwytywał naruszenia, pozwalał na jasne przypisanie odpowiedzialności i jednocześnie minimalizował ryzyko ich powtórzenia. Dzięki temu firma działa nie tylko zgodnie z przepisami, ale także w sposób przejrzysty i odpowiedzialny – co w dłuższej perspektywie buduje jej wiarygodność na rynku.
Środki wdrażane w ramach systemu zarządzania zgodnością (CMS) powinny być dostosowane do specyfiki i skali działalności konkretnego przedsiębiorstwa.
Są jednak takie elementy, które mają charakter uniwersalny i powinny zostać wzięte pod uwagę w każdym przypadku, niezależnie od rodzaju działalności. Do przykładowych z nich należą:
- PIT i CIT (zasady rozliczania podatków dochodowych),
- MDR (mechanizmy identyfikowania i raportowania schematów podatkowych),
- VAT (procedury związane z rozliczaniem VAT),
- WHT (zasady rozliczania podatku u źródła),
- Cło i akcyza (ustalanie podstaw opodatkowania, rozliczanie)
- Ceny transferowe (zasady sporządzania lokalnych i grupowych dokumentacji cen transferowych, sporządzanie deklaracji TPR),
- ESG (przejrzystość podatkowa przedsiębiorstwa oraz jego wpływ na środowisko stają się coraz istotniejszymi kryteriami przy ocenie ryzyka dokonywanej przez inwestorów, instytucje finansowe czy partnerów biznesowych).
Procedury należytej staranności w zarządzaniu podatkami
Procedury w ramach systemu compliance powinny pełnić rolę jasnych wytycznych, które wskazują, jak postępować w różnych sytuacjach związanych z prowadzoną działalnością. Ich przestrzeganie powinno być elementem codziennej praktyki – zarówno wśród pracowników, jak i (w określonych przypadkach) również wśród współpracujących kontrahentów.
Dobrze działający system zarządzania zgodnością zapewnia, że każda zaangażowana osoba zna obowiązujące procedury w zakresie, który jej dotyczy, i potrafi zastosować je w praktyce.
To nie tylko formalność – to realne wsparcie w podejmowaniu właściwych decyzji i działaniu zgodnie z obowiązującymi standardami.
Niezależnie od tego, jak szeroki zakres obejmuje system zarządzania zgodnością (CMS) w przedsiębiorstwie, jego głównym celem pozostaje: zapewnienie, że działania przedsiębiorcy, pracowników, kadry zarządzającej i partnerów biznesowych są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz z przyjętymi normami pozaprawnymi, wewnętrznymi i etycznymi.
CMS pełni więc kluczową funkcję w każdej organizacji – nie tylko identyfikuje istniejące nieprawidłowości, ale również działa prewencyjnie, minimalizując ryzyko ich wystąpienia w przyszłości.
Skuteczny system compliance powinien być rozwijany i udoskonalany, tak aby odpowiadał na zmieniające się otoczenie prawne i organizacyjne.
